Managementondersteuner Fysiek Domein

Organisatie
Geef samen met Soest een impuls aan de fysieke leefomgeving van de gemeente Soest!
Werken voor de gemeente betekent werken voor onze 47.000 inwoners. Als gemeente ondersteunen we de samenleving op allerlei gebieden. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment spelen een aantal belangrijke opgaven in het fysiek domein. Zo werken we hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. Ook bereiden we ons voor op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. We werken aan een ambitieuze woonopgave als vliegwiel voor economie en maatschappelijke ontwikkelingen, aan de uitwerking van de omgevingsvisie in diverse omgevingsprogramma’s, aan een scala aan grote en kleinere bouwprojecten van planvorming tot vergunningverlening en uitvoering. En nog veel meer.

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Ons doel is een toekomstbestendige organisatie te zijn en mee te bewegen met wat de samenleving nodig heeft. Dat vraagt om flexibele, lerende professionals en leidinggevenden die hen daarin stimuleren, faciliteren en de ruimte geven. Daarom staan onze medewerkers centraal; zij leveren de resultaten aan onze inwoners, ondernemers en bestuur. Werken aan een toekomstbestendig Soest doen we volgens onze drie kernwaarden: samen (met collega’s, bestuur, samenleving en partners), met vertrouwen in elkaar en daarbij leren we van de dingen die we doen en van onze omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Wat ga je doen?
Om als teamleiders goed sturing te kunnen geven aan de veelheid aan opgaven die spelen in Soest, zoeken wij een proactieve managementondersteuner. Jij speelt een belangrijke rol in de ondersteuning van de teamleiders, bij onder andere de werving en onboarding van nieuwe medewerkers (in samenwerking met HR).

Je ondersteunt de teamleiders en voert zelfstandig taken uit. Je werkzaamheden zullen elke dag verschillen. In grote lijnen zijn je werkzaamheden als volgt:

• Je speelt een regisserende rol in de werving, selectie, contractvorming en onboarding van nieuwe collega’s. En optimaliseert dit proces in overleg met HR en flextender.
• Je bereidt overleggen voor, organiseert ze, doet de verslaglegging
• Agendabeheer van de teamleiders
• Actielijsten bijhouden, acties uitzetten en bewaken
• Je monitort samen met de financieel adviseur de voortgang van oa inhuurbudgetten en ondersteunt bij het maken van voortgangsrapportages
• Je bewaakt de contracttermijnen en financiele administratie van de inhuur, bewaakt en beheert budgetten en maakt verplichtingen aan
• Je bent onze digitale vraagbaak en neemt het voortouw in zaken als de overgang naar Office 365 en MS Teams.

Dit is jouw afdeling
Je gaat werken bij de afdeling Ruimte, voor de drie teamleiders van Realisatie, Leefomgeving, Ruimtelijke Ontwikkeling. Het team Realisatie is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de fysieke leefomgeving (Riolering, Civiel, Kabels en Leidingen, Groen, Bos en Recreatie, Spelen,  Begraafplaatsen en gemeentelijk Vastgoed). Realisatie voert (integrale) infrastructurele projecten uit, en het dagelijks beheer van de fysieke leefomgeving en gebouwen. Team Ruimtelijke ontwikkeling werkt aan beleid en houdt zich oa bezig met de thema’s Wonen, Water, Groen en Landschap. Dit team brengt ook ruimtelijke plannen in procedure en adviseert college en raad over ruimtelijke ontwikkelingen. Het team Leefomgeving is net als het team Ruimtelijke Ontwikkeling een beleidsteam, en werkt aan het Programma Energietransitie en de beleidsvelden Economische Zaken, Recreatie en Toerisme, Grondstoffen, Circulaire Economie, Milieu, Mobiliteit en Planeconomie.

Competenties
Wij zoeken natuurlijk de gedroomde kandidaat! In ons perfecte plaatje ben je een enthousiaste duizendpoot die goed is in structureren, organiseren en regelen en daar ook haar/zijn energie uit haalt. Je floreert in een dynamische omgeving en hebt vaak aan een half woord genoeg. Je voert niet alleen uit, maar denkt ook mee hoe het slimmer, beter en leuker kan.

Kwaliteiten die we bij deze functie vinden passen zijn:
- Flexibel;
- Proactief;
- Communicatief vaardig;
- Resultaatgericht.