Start typing and press Enter to search

Belangrijke tips voor het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UAE)

Geplaatst 8 oktober 2019

Wanneer je je inschrijft op een inhuurmarktplaats van een overheidsorganisatie en/of op een opdracht reageert dan wordt vaak gevraagd om een ingevuld en ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Omdat er vaak vragen en misvattingen zijn over dit document leggen wij in dit artikel uit wat dit document is en geven we je enkele tips voor het invullen daarvan.

Wat is het Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UAE)?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UAE) is een formulier dat wordt toegepast op aanbestedingen die plaatsvinden op basis van de aanbestedingswet. Het is een ‘uniform’ formulier voor een eigen verklaring van ondernemers dat zij voldoen aan de vereisten voor een aanbestedingsprocedure.

Het document is uniform voor de opdrachtgever. De aanbestedende organisatie bepaalt in het uniform document in het document de details van de aanbesteding, de aanbestedende dienst en uitsluitingsgronden. Als zzp’er heb je dus niet te maken met één en hetzelfde formulier bij verschillende aanbestedingen, maar met een op het aanbestedingstraject aangepast document.

Tips

Veel ondernemers maken nog wel eens wat fouten met het invullen van het aanbestedingsdocument. Ook wij hebben ze wel eens gemaakt. Daarom de belangrijkste tips voor het goed invullen van het formulier op een rijtje:

Tip 1: Gebruik het juiste document

Let op dat je bij een aanbesteding van een interim opdracht altijd het aangereikte document gebruikt dat is te vinden bij de aanbesteding in het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). Gebruik nooit een kopie van een andere aanbesteding of een template die je ergens online hebt gevonden. Daarmee mis je vereiste informatie waardoor de kans groot is dat je niet toegelaten wordt.

Tip 2: Maak ondertekening eenvoudig

Het document hoeft niet altijd ondertekend te worden. In de informatie bij de aanbesteding staat soms vermeld dat het ondertekenen van een ander (hoofd)document tegelijkertijd als ondertekening van het UEA geldt. 
Onderteken je het UEA toch dan is dat geen probleem, maar het kan je wat tijd, moeite en inkt schelen.

In sommige aanbestedingsaanbestedingsprocedures wordt gesuggereerd dat de UEA PDF digitaal ondertekend kan worden. Dit kan niet. De UEA dient ‘op schrift’ ondertekend te worden. De snelste weg is om het (eventueel interactieve) document te printen, je handtekening eronder te zetten en het geheel in te scannen.

Heeft de aanbestedende dienst een niet werkende PDF online gezet? Je kunt het formulier ook gewoon volledig met pen invullen en inscannen.

Tip 3: Vul de juiste onderdelen in

De ondernemer, jij als ZZP’er, vult alleen deel II, IV, eventueel V en VI. Soms zijn andere delen, bestemd voor de opdrachtgever, niet ingevuld. Vul ze dan niet zelf in, maar stel hierover eventueel een vraag in het DAS.

Tip 4: Neem de tijd

Het invullen van het UEA is niet heel ingewikkeld. De meeste vragen zijn duidelijk of helder toegelicht. Maar een UEA waarin alles is aangevinkt door de aanbestedende organisatie kan nog wel eens veel vragen opleveren. Het is zaak de vragen goed te beantwoorden en vooral te controleren of je alle vragen beantwoord hebt. Het zou zonde zijn als je door een vinkje vergeten te zetten een aanbesteding misloopt.

Elke dag nieuwe interim opdrachten in je mailbox?