Secretaris intake- en omgevingstafel en vergunningverlener

Doel van de opdracht
Haarlemmermeer is een ambitieuze en snelgroeiende gemeente. We staan voor grote opgaven op het gebied van bouwen, duurzaamheid en het bieden van uitstekende dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers. De samenleving verandert, en met de invoering van de Omgevingswet merken we een duidelijke toename van initiatiefnemers die hun ideeën willen verkennen voordat zij een omgevingsvergunning aanvragen. Dit biedt volop kansen én uitdagingen.

Om deze ontwikkelingen in goede banen te leiden, zoeken wij tijdelijke versterking voor het team Omgevingsvergunningen. Dit geeft ons niet alleen de ruimte om onze ambities waar te maken, maar ook om te leren en te bepalen hoe ons team er in de toekomst uit moet zien.

Voor deze opdracht zoeken we iemand die twee rollen combineert. De eerste rol betreft de rol als ‘secretaris van de intake- en omgevingstafel’ en de tweede de rol als ‘vergunningverlener’. Beide rollen vervul je in duo met collega’s uit het bestaande team Omgevingsvergunningen, zodat kennis gedeeld wordt en we samen bouwen aan een sterkere organisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als secretaris van de intake- en omgevingstafel ben je het aanspreekpunt voor ruimtelijke initiatieven die strijdig zijn met het Omgevingsplan. Je zorgt voor een soepel proces van voorbereiding, planning, advisering en terugkoppeling. Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat adviezen van hoge kwaliteit zijn.

Verantwoordelijkheden als secretaris:

• Je bereidt plannen voor en bespreekt deze met betrokkenen.
• Je coördineert en begeleidt initiatieven voor verschillende belanghebbenden.
• Je hebt contact met inwoners voor wie je hun initiatief begeleidt en voorziet hun van informatie bij hun (aan)vraag.
• Je plant intaketafels, stelt de agenda op en nodigt deelnemers uit.
• Je woont intaketafels bij en stelt een verslag van de adviezen op.
• Je zorgt ervoor dat alle vraagstukken tijdig en volledig bij de juiste personen terechtkomen.
• Je werkt actief aan de verdere professionalisering van onze processen en systemen.

Voor de tweede rol als vergunningverlener ben je verantwoordelijk voor het toetsen en afhandelen van (aan)vragen binnen de kaders van de Verordening Fysiek Domein. De focus ligt op gebruik van de openbare ruimte, bouwen en overige fysieke activiteiten. Voorbeelden van type aanvragen zijn: standplaats, uitweg, brandveilig gebruik van de openbare ruimte, kamperen en geluidsontheffing. Daarnaast handelt je ook (aan)vragen binnen de kaders van Woningbeleid zoals verhuurvergunning gerelateerd aan de Leegstandwet en Opkoopbescherming. Deze rol kenmerkt zich door de diversiteit van de werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden als vergunningverlener:

• Je neemt proactief zaken onder je hoede. Voor jouw zaken zorg je voor de vertaling van beleid naar toetsing en uitvoering.
• Je bent hét aanspreekpunt voor de zaken die je behandelt, zowel intern naar adviseurs, als extern naar de aanvrager.
• Je doet zelfstandig onderzoek, controleert op volledigheid, signaleert risico’s, toetst aanvragen aan het bestemmingsplan en beleidskaders, maakt besluiten op en communiceert helder jouw besluit.
• Je bent samen met de teamjurist verantwoordelijk voor de afhandeling van bezwaar.
• Je werkt actief aan de verdere professionalisering van onze processen en systemen.

Oplevering en resultaat
De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:

• Kennis is geborgd bij gemeente Haarlemmermeer over de doorontwikkeling van processen, samenwerking, beleid etc. door procedure-/werkbeschrijvingen en training.
• De toegewezen zaken volledig en naar tevredenheid zijn afgehandeld binnen de afgesproken termijn.
• De afgehandelde zaken voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria en termijnen volgens wet- en regelgeving en gemeentelijk beleid.
• De opdrachtgever heeft te allen tijde inzicht in de zaken die door de opdrachtnemer in behandeling zijn.

Afsluiting van de opdracht
Bij afronding levert de opdrachtnemer een overzicht aan van de afgehandelde zaken, relevante documentatie en rapportages, waarmee de gemeente direct verder kan werken.

Toelichting op rooster
Minimaal 28 uur per week. Bij voorkeur 32-40 uur per week.
Bij een parttime dag: dient dit gepland te worden op een woensdag of donderdag

Er wordt verwacht dat er minimaal 2 dagen per week op kantoor wordt gewerkt, vaste teamdag is maandag en de andere dag is flexibel te plannen a.d.h.v. activiteit op dinsdag, woensdag of donderdag.


Aanvullende informatie:

• Er mogen meerdere aanbiedingen gedaan worden per leverancier;
• Het uurtarief is inclusief reis- en verblijfkosten (woon-/werkverkeer) en exclusief btw;
• Facturering met betrekking tot inhuurkrachten aan de gemeente Haarlemmermeer dient digitaal en per kalendermaand te geschieden; Bij de factuur moet een door de teammanager van de gemeente ondertekende urenstaat zijn bijgevoegd;
• Eventuele indexering vindt plaats op 1 januari na minimaal 1 jaar inhuurovereenkomst conform CBS, CAO lonen per uur particuliere bedrijven;
• Uitzend/Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP 
  Er is fiscaal (wet DBA) gezien sprake van werken in dienstbetrekking bij Opdrachtgever. De werknemer zal onder leiding en toezicht van de gemeente de werkzaamheden uitvoeren.
  Bent u een uitzend/detacherings-/payrollbureau en/of intermediair? De door u te plaatsen medewerker heeft bij u een arbeidsovereenkomst.
  Bent u ZZP’er? Een ZZP’er kan zich niet inschrijven op deze opdracht.
  Heeft u als ZZP’er een eigen BV en is de deze rechtspersoon Opdrachtnemer? In dat geval is sprake van detachering/uitzenden vanuit de BV. U kunt meedingen naar de opdracht als de BV geen eenmans-BV is én de BV meerdere bedrijfsactiviteiten ontplooit. De rechtspersoon moet realiteitswaarde hebben.          

 

Kandidaatomschrijving

Gezien de aard van de opdracht verwachten we van de kandidaat dat deze op korte termijn van meerwaarde is voor onze organisatie. Voor deze opdracht is het van belang dat je de volgende competenties bezit:

• Goed in het plannen en organiseren van processen;
• Sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk);
• Proactieve en innovatieve houding;
• Dienstverlenend ingesteld;
• Inlevingsvermogen;
• Goed gevoel voor bestuurlijk – ambtelijke verhoudingen.
• Geen moeite om prioriteiten te stellen en gestructureerd te werken.

Eisen (aantoonbaar op CV):

• Hbo-werk- en -denkniveau .
• Minimaal 1 jaar ervaring met ruimtelijke procedures en kennis van ruimtelijk beleid.
• Vaardig met MS teams en/of Sharepoint.

Wensen (aantoonbaar op CV):

• Aantoonbare werkervaring in de rol van secretaris;
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie binnen het fysiek/ruimtelijk domein;
• Aantoonbare werkervaring met de Omgevingswet;
• Aantoonbare werkervaring als medewerker vergunningen Omgevingswet/WABO;
• Kennis van bezwaarprocedures en juridische aspecten rondom vergunningen;
• Aantoonbare ervaring met procesverbeteringen initiëren, leiden en behalen van de gewenste resultaten;
• Ervaring met LEAN;
• Aantoonbare ervaring met VTH systeem PowerBrowser;
• Sterk in klantcontact, zowel met inwoners als ondernemers, met een servicegerichte en professionele houding;
• Gevoel voor politieke verhoudingen en bekend met politiek-bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening
• Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na 1 jaar kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden.

 

Interviewplanning

Interviews kunnen worden ingepland bij binnenkomen van inschrijvingen met een geschikte kandidaat. 

Rekening dient gehouden te worden een interview op woensdag 28 mei of maandag 2 juni. 

Toelichting op rooster

Minimaal 28 uur per week (3,5 dag). Bij voorkeur 32-40 uur per week.
Bij een parttime dag: dient dit gepland te worden op een woensdag of donderdag.
Er wordt verwacht dat er minimaal 2 dagen per week op kantoor wordt gewerkt, de vaste teamdag is maandag en de andere dag is flexibel te plannen a.d.h.v. activiteit op dinsdag, woensdag of donderdag. ​