Bedrijfsarts

Organisatie
Gemeente Purmerend is per 1 januari 2022 gefuseerd met gemeente Beemster. Deze nieuwe gemeente is volop in ontwikkeling op het gebied van woningbouw, (integrale) onderwijshuisvesting, bereikbaarheid en economie. Bij gemeente Purmerend werken we volgens de “Purmerendse methode”, hierin staan onze inwoners centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen: wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met je collega’s vinden we belangrijk.

De organisatie werkt volgens het directiemodel onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het geheel van de organisatie.

Het formatieschema omvat circa 817 volledige formatieplaatsen en het aantal medewerkers op dit moment is 905. De gemeentelijke organisatie is onderverdeeld in drie domeinen:

• Maatschappelijk;
• Bedrijfsvoering/ diensten;
• Ruimtelijk. 

Opdracht
Gemeente Purmerend hanteert het “eigen regie model”, waarbij verzuim in eerste instantie een zaak is tussen de manager en medewerker. De P&O-adviseurs werken nauw samen met de managers en adviseren de managers op het brede onderwerp van verzuim. De focus ligt op mogelijkheden en preventie. Wat kan nog wel in plaats van wat is niet meer mogelijk.
Het uitgangspunt hierbij is duurzame inzetbaarheid. Gemeente Purmerend wil een goede werkgever zijn waarbij het gezond en vitaal houden van medewerkers in hun functie centraal staat. Duurzame inzetbaarheid vraagt een actieve bijdrage van zowel de werkgever als van de werknemer waarbij oog is voor individuele problematiek en oplossingen/mogelijkheden.

Soms liggen oorzaken van verzuim in werkomstandigheden en/of privéomstandigheden. Het is dan van belang om dit vroegtijdig te signaleren en de oorzaken aan te pakken. Van de bedrijfsarts verwachten wij dat die demedicaliseert waar dat kan, denkt in mogelijkheden en proactief adviezen uitbrengt over passende interventies. Ook verwachten wij dat de bedrijfsarts de manager vroegtijdig adviseert wanneer een disbalans in taken en mogelijkheden van de medewerker de oorzaak van verzuim is. De bedrijfsarts is voor de manager en P&O toegankelijk als zij willen sparren over een bepaalde casus.

De bedrijfsarts levert verder deskundige begeleiding bij re-integratie in geval van verzuim door ziekte of gebrek waarbij hij/zij doorpakt als er re-integratiemogelijkheden zijn. Ook draagt de bedrijfsarts zorg voor een adequaat verloop van het proces zoals op het gebied van de totstandkoming van alle relevante documentatie met het oog op WVP en WIA. Eveneens bewaakt hij/zij de doorlooptijden, communicatie en de inhoudelijke afstemming tussen de betrokken deskundigen en stelt deze tijdig aan opdrachtgever ter beschikking.

Verantwoordelijke afdeling
Het team Personeel en Organisatie (P&O) is de accountafdeling voor verzuimzorg en als zodanig het eerste aanspreekpunt voor de partner in verzuimzorg. De teammanager Personeel en Organisatie is de opdrachtgever van deze aanbesteding.

Binnen P&O werken adviseurs die het eerste aanspreekpunt zijn van het management. De adviseurs staan de managers bij in de strategische keuzes op onder andere het gebied van verzuimzorg. Vanuit die rol zullen adviseurs gesprekspartner zijn van de bedrijfsarts en andere extern in te zetten professionals. Onder extern in te zetten professionals worden deskundigen verstaan die nodig zijn om tot het gewenste resultaat te komen, bijvoorbeeld A&O deskundigen, arbeidsdeskundigen, fysiotherapeuten en psychologen.

Leidinggevende en medewerker komen tot een gezamenlijke vraag dan wel oplossing in het kader van de verzuimzorg. Deze vraag is leidend als het gaat om de inzet van de bedrijfsarts dan wel externe professionals.
Gemeente Purmerend werkt samen met een vaste bedrijfsmaatschappelijk werkster, die zowel met interne professionals als met de bedrijfsarts en andere externe professionals samenwerkt op het gebied van psychosociale verzuimzorg. Tenslotte maakt de gemeentelijke Arbo-coördinator onderdeel van P&O en is vanuit die rol aanspreekpunt voor de bedrijfsarts en externe professionals.

ICT
De dienstverlening wordt bij voorkeur uitgevoerd door gebruik te maken van de verzuimmodule binnen het eHRM-systeem van de gemeente, AFAS. Na gunning wordt toegang verleend aan de nieuwe dienstverlener om in de verzuimmodule te gaan werken.

Contract voorwaarden:

• Opdrachtnemer houdt zich aan alle wet- en regelgeving (Nederlandse en Europese) aangaande privacybescherming m.b.t. de door hem geleverde oplossing en diensten. Denk bijvoorbeeld aan rechten van betrokkenen, anonimiseren, dataminimalisatie, verwijderen van gegevens, bewaartermijnen, etc.  Alle wet- en regelgeving zoals de GDPR/AVG zijn leidend in geval van tegenstrijdigheden met andere eisen, wensen of voorstellen van opdrachtnemer.
• Opdrachtnemer en opdrachtgever sluiten een privacyconveant overeenkomstig het model van de opdrachtgever.
• Het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Purmerend en het Addendum zijn van toepassing.
• De gegevens van opdrachtgever worden alleen in de EER opgeslagen in overeenstemming met de eisen van de AVG.
• De infrastructuur en organisatie van de opdrachtnemer zijn adequaat beveiligd volgens NEN/ISO 7510.
• Voor veilige bestandsuitwisseling via mail tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gebruikt opdrachtnemer een voorziening die compliant is aan de NTA 7516. Dit kan door middel van de oplossing die opdrachtgever biedt (op dit moment Zivver met 06 authenticatie).
• Datalekken en/of beveiligingsincidenten die betrekking hebben op de gegevensuitwisseling tussen partijen worden binnen 24 uur gemeld bij de opdrachtgever via mail (datalek@purmerend.nl). Situaties waarin meer dan normale kwetsbaarheden en/of risico’s aanwezig zijn (beveiligingsincidenten, maar ook directe (cyber)aanvallen), worden onmiddellijk gemeld aan en besproken met de opdrachtgever.
• Bij einde contract dient opdrachtnemer zorg te dragen voor een kosteloze overgang van actuele (mede te bepalen door de opdrachtgever) medische dossiers naar een nieuwe partner (arbodienst of arboarts).
• Opdrachtnemer zorgt dat de implementatie medio september is afgerond: overdracht van lopende vertrouwelijke dossiers, aansluiting op systemen/procedures/processen van de gemeente.
• Opdrachtnemer zorgt ervoor dat de verzuimzorg niet wordt vertraagd door ziektes, vakanties en andere redenen van afwezigheid, maar zorgt voor een gelijkwaardige vervanger. En draagt zorg voor informatieoverdracht (bijvoorbeeld via goede dossiervorming).
• Voor 1 maart van ieder jaar wordt er algemene managementinformatie aangeleverd, o.a. aard en oorzaken verzuim, open spreekuurbezoeken, advies over speerpunten van beleid.
• Opdrachtnemer heeft een paar keer per jaar evaluatiemomenten met o.a. P&O, directie en OR
• Opdrachtnemer bouwt een samenwerking op met de interne professionals van de gemeente (zoals de P&O adviseurs, en de Arbo-coördinator). Zij zullen elkaar proactief informeren en inschakelen. Daarnaast bouwt de bedrijfsarts een samenwerking op met de bedrijfsmaatschappelijk werker en bedrijfsfysiotherapeut waar de gemeente mee samenwerkt.
• Opdrachtnemer neemt voorafgaand aan het spreekuur kennis van de adviesvraag en de voorinformatie van de leidinggevende.
• Het spreekuurverslag, terugkoppeling naar leidinggevende/medewerker is helder, praktisch en een goede basis voor het plan van aanpak en bevat een oordeel dan wel een concreet advies over: Probleemveld, wel/geen objectiveerbare beperkingen van medische aard, mate van arbeidsgeschiktheid, mate van beperkingen, mogelijkheden/belastbaarheid (passend bij werksituatie), prognose en voorgesteld (bijgesteld) opbouwschema t.b.v. re-integratie, reden en termijn voor een evt. vervolgoproep en indien van toepassing gebaseerd op gegevens van behandelaars.
• Opdrachtnemer reageert zo snel mogelijk maar uiterlijk op een volgende werkdag op inhoudelijke vragen en verzoeken om toelichting van opdrachtgever (leidinggevende of verzuimexpert dan wel P&O-adviseur). In noodgevallen reageert de bedrijfsarts binnen 24 uur.
• Opdrachtnemer informeert de leidinggevende en P&O in ieder geval binnen 1 werkdag na een spreekuurcontact.
• Facturen worden één keer per maand in een verzamelnota in een readable pdf document verstuurd aan: purmerend@factuurportal.eu.
• Indien Opdrachtnemer met een webapplicatie werkt:

Ten aanzien van de inzet van een webapplicatie geldt dat opdrachtnemer zorg draagt voor een 100% webbased voorziening welke voldoet aan de volgende vereisten:

• De vereisten van het forum voor standaardisatie
• De vereisten gesteld in de ICT beveiligingsrichtlijn voor webapplicaties van het NCSC inclusief de 5 kernpunten voor de beveiliging van webapplicaties: patching, invoervalidatie, uitvoervalidatie, sessieonderhoud, en databasegebruik. Zie hiervoor https://docplayer.nl/10466800-Checklist-beveiliging-webapplicaties.html
• De actuele vereisten gesteld in de NCSC ICT-beveiligingsrichtlijnen voor Transport Layer Security (TLS)
• Toegankelijk en compatible met de meest recente versie van Mozilla Firfox, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge Chromium
• Minimaal categorie A beoordeling volgens de ssllabs-test
• De meest recente versie van de WCAG en de EN 301549
• Enkel door opdrachtgever geautoriseerde medewerkers krijgen toegang tot de webapplicatie die voorzien is van Multi Factor Authenticatie.
• De opdrachtnemer garandeert dat gedurende de contractperiode de aangeboden oplossing wordt onderhouden, ondersteund en doorontwikkeld.
• De vereisten die AVG en Archiefwet stellen. Dit houdt in dat opdrachtnemer zelf de bewaartermijnen kan instellen, rekening houdend met afwijkende bewaartermijnen in de AVG/Archiefwet.

Competenties

• Is onafhankelijk;
• Samenwerkingsgericht; zoekt actief het contact met betrokkenen, management en interne professionals;
• Communicatief sterk zowel procesgericht als qua inhoud (o.a. duidelijke spreekuurrapportages);
• Zoekt verbinding tussen belang medewerker en werkgever en laat dit zien;
• De-medicaliseert waar mogelijk en komt met voorstellen hoe (oneigenlijk) verzuim te verkorten;
• Geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het management ter verbetering van de verzuimzorg;
• Is pro actief in het signaleren van trends;
• Geeft advies ter preventie van verzuim;
• Ontwikkelt actief kennis van de organisatie en haar omgeving, verdiept zich in mogelijke re-integratieplekken in de organisatie en de branche;
• Is resultaatgericht, stelt doelen en maakt duidelijke afspraken over verwachtingen en te behalen resultaten.