Documentbeheerder Grote Projecten

Organisatie
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt voor veilige dijken, schoon water en droge voeten in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is één van de 21 waterschappen in Nederland. Het waterschap is, net als een gemeente, een lokale overheid. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) bestaat uit een algemeen bestuur, een college van Dijkgraaf en Hoogheemraden en meer dan 500 medewerkers.
HDSR is in transitie om voorbereid te zijn op de veranderende opgaves die van buitenaf op haar af komen. HDSR staat voor een grote opgave: in de komende jaren zal zij een forse inspanning doen en bijdragen aan het Hoog Water Beschermingsprogramma. Dit maakt dat er aanzienlijke projecten gestart zijn en worden.
Neem eens een kijkje in onze keuken: http://bit.ly/2fCjJnb

Opdracht
Als documentbeheerder werk je in de grote projecten van HDSR. Binnen een project draag jij zorg voor een goede verwerking en afhandeling van de documentenstroom. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen, ordenen, verspreiden en archiveren van documentatie die gemaakt wordt binnen de projecten en in samenwerking met de opdrachtnemers.

Jij zorgt ervoor dat alle belangrijke documentatie van de projecten wordt opgeslagen in de daarvoor bestemde systemen, dat informatie terug vindbaar is op basis van de meegegeven metadata en dat overdacht van de documenten aan DIV of de beheerorganisatie in principe in 1 dag mogelijk is.

De grote projecten werken nauw samen met ingenieursbureaus en aannemers. Voor de uitwisseling van documenten gebruiken zij het samenwerkingsplatform Core (onderdeel van Content Suite). Als documentbeheerder heb jij de regie over het platform voor de betreffende projecten. De grote projecten van HDSR hebben een live koppeling tussen het Documentmanagementsysteem (DMS) en Relatics. Adequate afstemming met de Relaticsbeheerder is hierbij van belang om beide systemen up-to-date te houden.

• Je denkt mee bij de inrichting van het DMS-systeem (het huidige DMS genaamd DM, in de toekomst Content Suite);
• Je geeft instructies aan de projectteams over het gebruik van het Documentmanagementsysteem (DMS);
• Je rapporteert proactief aan de projectteams over de status van inkomende, uitgaande en te reviewen documenten;
• Je ondersteunt de adviseur informatiemanagement grote projecten bij diverse ontwikkelingswerkzaamheden. Zo zijn een uniforme archiefstructuur voor de projecten inclusief de registratie met de juiste metadata wenselijke zaken;
• Je bent aangesteld bij de afdeling DIV en hebt als belangrijkste aandachtgebied de grote projecten;
• Je opereert binnen de kaders van het informatiebeheerplan voor de Grote Projecten en het Informatiemanagementplan van het project Sterke Lekdijk;
• Eventueel achterstallige registraties worden door jou opgepakt. Je zorgt ervoor dat ook dit deel goed in de systemen komt te staan en voorzien wordt van de juiste metadata.

Competenties

• Communicatief vaardig
• Analytisch
• Zorgvuldig
• Proactief
• Resultaatgericht