Documentenbeheer-duikers en sifons

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist.


Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.


Opdrachtomschrijving:
Het VenR project Duikers en Sifons omvat het vervangen van 15 duikers en sifons onder de Zuid-Willemsvaart en het Wilhelminakanaal. De duikers en sifons zijn gebouwd in de jaren 1907-1920 en zijn einde levensduur. Er zijn 12 betonnen duikers en sifons, met allemaal een gelijksoortige constructie en er zijn 3 stalen sifons met een gelijksoortige constructie. Momenteel loopt de planfase, die naast een maakbaar voorkeursvariant ook een go bij Beslismoment 2 (BM2) moet opleveren. (inschatting planning Q1-2 2026). Parallel hieraan werkt het planfase team samen met een transitieteam, die gestart zijn met de voorbereiding van de realisatiefase.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
> het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
> het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; > het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
> Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
> het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
> het jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
> op aanvraag aanmaken van postbussen;
> het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
>Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
>Borgen overdracht projectarchief conform vigerend Kaderinstrument;
>Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM;
> het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Leiding en toezicht:
Ja.

Standplaats:
De werkzaamheden vinden plaats vanuit de RWS locaties in Maastricht/Roermond. Over hybride werken kunnen afspraken gemaakt worden.

Meest essentiële competenties:
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid
➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
➢ Proactieve instelling
➢ Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)