inkoopondersteuning onderhandse aanbestedingen voor provincie zuid-holland

inkoopondersteuning onderhandse aanbestedingen voor provincie zuid-holland

De provincie is op zoek naar een externe partner die kan ondersteunen bij het uitvoeren van meervoudig onderhandse aanbestedingen voor leveringen, diensten en werken. Deze ondersteuning betreft expliciet ook inhuur opdrachten. De provincie heeft momenteel niet de capaciteit om alle meervoudig onderhandse aanbestedingen zelf uit te voeren. Het doel van deze uitvraag is om een team van inkopers in te huren die zelfstandig kunnen ondersteunen bij het inkoopproces en de interne projectleiders stapje voor stapje meenemen. Wij verwachten dat de projectleiders zoveel mogelijk worden ontzorgd en er kwalitatief wordt bijdragen bij het opstellen en doorlopen van de meervoudige aanbestedingen. De aanbieder kan een team van maximaal drie medewerkers beschikbaar stellen die ondersteunen bij de aanbestedingen.

De aanbieder heeft de vrijheid om de samenstelling van het team naar eigen inzicht vorm te geven, zolang het team voldoet aan de behoeften van de opdracht. Hierbij wordt van de leverancier verwacht dat zij in hun inschrijving een duidelijke visie presenteren over hoe zij deze opdracht zullen invullen. Enkele mogelijke samenstellingen zijn:

• Een team bestaande uit junior en medior inkopers, die bij vraagstukken ondersteuning krijgen van een senior inkoper binnen de organisatie van de leverancier.

• Een meer ervaren inkoper die direct betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, ondersteund door een administratief medewerker die zorgdraagt voor de documentatie en administratieve ondersteuning.

 

Wij hechten veel waarde aan de visie van de aanbieder op hoe zij de samenwerking en ondersteuning zullen inrichten. De wijze waarop de aanbieder dit organiseert, en de motivering hiervan, zal worden meegewogen bij de beoordeling van de inschrijvingen onder het subcriterium 'Visie op de opdracht en aanpak'.

De in te zetten medewerkers dienen over aantoonbare kennis en ervaring te beschikken op het gebied van overheidsaanbestedingen, specifiek binnen het domein van leveringen, diensten (inhuur) en werken. Daarnaast wordt verwacht dat zij in staat zijn om zelfstandig en proactief te opereren, met een sterke focus op samenwerking en het waarborgen van de belangen van zowel de inkoopafdeling als de opdrachtgevers.

Er staat nog niet vast voor hoeveel meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures er inzet nodig zal zijn. Uitgaande op ervaring van de afgelopen jaren zal het zo rond de 20-30 meervoudig onderhandse procedure kunnen zijn (hier worden geen rechten aan verleend). De Provincie is zich ervan bewust dat er daarom nog geen goede inschatting gemaakt kan worden van het aantal uren inzet voor de contracttermijn. Dit vergt van de opdrachtnemer een grote mate van flexibiliteit.

 

De werkzaamheden die bij de begeleiding van de aanbesteding kunnen worden verwacht zijn:

Voorbereidingsfase;

• Startoverleg;

• Coördinatie over het aanbestedingsproces;

• Advisering bij aanbestedingskeuzes uit het inkoopplan, denk aan advies over risico’s en knelpunten, karakter van de markt en aanbestedingsplanning.

 

Kwalificatie en gunningsfase;

• Mede opstellen aanbestedingsdocumenten, denk aan leidraad, bijlages en overeenkomst;

• Adviseren over eisen en gunningscriteria;

• Kwaliteitstoets aanbestedingsdocumenten;

• Offerte uitvraag versturen;

• Opstellen en versturen nota van inlichtingen;

• Openen inschrijvingen en eerste controle inschrijvingen of deze compleet zijn;

• Toetsen van de UEA, knock-out criteria;

• Begeleiden beoordeling en consensusoverleg;

• Opstellen van de gunnings- en eventueel afwijzingsbrieven en versturen van brieven.

 

Afronding;

• Overdragen inkoopdossier;

• Eventueel evalueren aanbesteding.