Trainee implementatie nieuw zaaksysteem gemeente amersfoort

Opdrachtomschrijving

Als trainee draai je mee als projectmedewerker in het deelproject ‘adoptie’ binnen het enthousiaste projectteam 'Flow' (feilloos lopend werk). Project Flow zorgt voor vervanging van het huidige zaaksysteem en de uitrol in de gemeentelijke gebruikersorganisatie. Het team adoptie moet de organisatie in staat stellen om zich het nieuwe systeem eigen te maken.

Bijvoorbeeld het ontwikkelen van communicatie-, instructie- en trainingsmateriaal voor verschillende doelgroepen.  Je verzorgt daarnaast basistrainingen voor gebruikers en ondersteunt bij verdiepende trainingen. Je begeleidt en ondersteunt gebruikers tijdens hun eerste ervaringen met het nieuwe systeem. 

Je luistert naar hun bevindingen en zorgen en vertaalt dit zo nodig naar activiteiten en aandachtspunten voor de  andere teams. Ook ondersteun je gebruikers bij het eerste gebruik van het systeem na livegang.

Je leert veel over gemeentelijke processen en hoe die worden ondersteund door het zaaksysteem. Je adviseert gebruikers over juist gebruik van het systeem en over handige functies, zodat de kwaliteit gewaarborgd blijft en gebruikers het als een kans zien om te werken met het systeem en niet als belemmering. Dit alles doe je samen met de andere projectmedewerkers en de leverancier van het systeem. De deelprojectleider zorgt voor de dagelijkse aansturing van het team.





LET OP!
In het kader van gelijke kansen en het voorkomen van manipulatieve inschrijvingen, waarbij een inschrijver veel verschillende cv’s indient en zo kan sturen op wie in de top komen, mag een inschrijver maximaal 2 offertes/kandidaten aanbieden. 

Kandidaatomschrijving

De volgende competenties zijn van belang bij uitvoering van de opdracht:

Communicatief: In jouw rol als projectmedewerker adoptie communiceer je met verschillende doelgroepen. Je kunt afspraken over gebruik van het nieuwe zaaksysteem aan anderen duidelijk maken. Je bent in staat om de boodschap af te stemmen op de doelgroep.

Samenwerkend. Ervaring en een rugzak met kennis zijn niet het belangrijkst. Je wil graag leren en zoekt continu naar samenwerking om het gemeenschappelijk doel te bereiken: het nieuwe systeem zacht laten landen in de organisatie. Je maakt hierbij goed gebruik van de kennis en ervaring in het projectteam, de business, de software leverancier en jouw trainee-organisatie.
Energiek en klantgericht: Het is belangrijk dat je gebruikers en andere belanghebbenden met een gezonde dosis enthousiasme tegemoet treedt. Je bent het visitekaartje van het project. Je luistert naar de behoeften en belangen van stakeholders en geeft hen het vertrouwen dat er een goede oplossing komt voor hun vragen en zorgen.

Creatief. Er is een plan op hoofdlijnen, maar er is ook ruimte voor creativiteit. Jouw ideeën en de uitwerking hiervan kunnen we goed gebruiken in de communicatie met verschillende doelgroepen.