Administratief/projectmedewerker ibor

Het gaat om een hele brede functie. Hierin worden diverse operationele werkzaamheden opgepakt, ter ondersteuning van collega’s binnen de afdeling IBOR (Inrichting en Beheer Openbare Ruimte). 

Voor alle werkzaamheden is het belangrijk dat de collega het zelfstandig uitvoert en hierin zelf de regie neemt om het werk te organiseren. Dat gebeurt proactief, maar wel in afstemming met de inhoudelijk verantwoordelijk collega(s). 

Belangrijk voor deze functie is de zelfredzaamheid en bekendheid met werken bij de gemeente in (administratief) ondersteunende werkzaamheden, gericht op beheer van de buitenruimte.

Totaal bestaat de afdeling uit (afgerond) 35 fte en bestaat er een sterke verbinding met de afdeling Realisatie en Wijkbeheer, maar ook met RO binnen het ketengerichte werken. Maar bij bijvoorbeeld de productgroep eigendommen ligt er een sterke relatie met huisvesting scholen bij de afdeling MO. Vanuit IBOR wordt verwacht dat we integraal werken!

Verantwoordelijkheden

• Afhandelen van groene subsidies in het kader van duurzaamheid. Dat gaat om bijvoorbeeld aanleg van een groen dak, of subsidie voor een regenton. Werkzaamheden zijn: beantwoorden mails, archiveren en bijhouden administratie, opstellen van subsidiebrieven, afstemmen over uitbetalingen, toetsen van bewijsstukken.
• Afhandelen van WOO verzoeken. WOO staat voor de Wet Open Overheid. Dit is een incidentele taak. Soms krijgt de gemeente een WOO-verzoek, waarbij gemeentelijke documenten openbaar moeten worden gemaakt (voor zover die nog niet openbaar zijn). Voor het openbaar maken is het nodig over het betreffende onderwerp alle stukken – samen met de verantwoordelijke collega’s – bijeen te zoeken. Daarvoor een administratie bijhouden en de betreffende documenten te “anonimiseren”. Dat kan grotendeels met specifieke software die de gemeente hiervoor heeft. Het uiteindelijke doel is de stukken aan de aanvrager beschikbaar te stellen met een brief met bijlagen.
• Afhandelen van facturen voor met name energie. De gemeente heeft veel “objecten” met een energie aansluiting. Van gebouwen tot rioolgemalen. Daarvan ontvangen we – veelal – per object een factuur. Die moet op de juiste manier (lees op de juiste plaats) worden afgehandeld in ons financiële systeem. Het gaat niet alleen om energie (electra en gas), maar ook om water aansluitingen.
• Afhandelen van diverse praktische aanvragen, denk aan het maken van een uitweg (een oprit van- en naar een woning). Daarvoor doen inwoners een aanvraag bij de gemeente. Net als bij een subsidie, wordt getoetst of de inwoner in aanmerking kan komen voor een uitweg. Vervolgens wordt bekeken wat het kost en moet met de inwoner overeenstemming worden bereikt over de aanleg. Hiervoor onderhoud je het contact met de bewoner en aannemer en verantwoordelijk collega’s. Maar dit kan ook gaan om bijvoorbeeld een rioolaansluiting. Of andere praktische zaken binnen de afdeling IBOR. Zo krijgen we via de app FIXI diverse meldingen over de openbare ruimte. Van “scheve stoeptegel” tot verstopte put voor het regenwater. Je je ondersteund in het tijdig en correct afhandelen van deze meldingen.