Assistent programma manager werken

In Amersfoort is de assistent programmamanager de verbindende factor tussen de programmamanager, de betrokken vakspecialisten en andere betrokkenen (zoals bedrijven, projectontwikkelaars en instellingen). Je komt te werken bij de afdeling Woon- Werkklimaat binnen team Economie waar collega’s enthousiast werken aan verschillende projecten op het gebied van economie, circulaire bedrijvigheid, gebiedsontwikkeling, impact ondernemen, onderwijs arbeidsmarkt en citymarketing. Je maakt daarnaast ook onderdeel uit van een gezellig en gedreven programmateam van adviseurs en projectmanagers. Jullie helpen elkaar door ervaringen en ideeën uit te wisselen en werken gezamenlijk aan de (door)ontwikkeling van het team. 

De assistent staat naast de programmamanager en samen managen jullie de projecten waaraan jullie werken. Met jouw (project)inzichten help je de projectbetrokkenen om te komen tot succesvolle resultaten. Bij afwezigheid van de programmamanager fungeer jij als eerste aanspreekpunt. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen. Hierdoor heb je afwisselende werkzaamheden en ben je zowel op inhoud als op proces intensief betrokken.

In dit specifieke geval krijg je de rol van assistent programmamanager. Je wordt de rechterhand van de programmamanager Werken waarbij je assisteert op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau voor de binnen het programma vallende vraagstukken. Desgewenst ben je ook inzetbaar als assistent-projectmanager bij (deel)projecten van het programma . Werkzaamheden zijn onder meer:

• Ondersteuning bieden, zoals bij het organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, verslaglegging, het maken en bewaken van afspraken, het opzetten, beheren en archiveren van projectdossiers en het beheren en bewaken van de systemen voor correspondentie en bestuurlijke besluitvorming.
• Leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Opstellen, beheren en actualiseren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen.
• Adviseren op inhoud en deeltaken. Bijdragen aan en het (bege)leiden van (deel)activiteiten, onderzoeken, bijeenkomsten of deelprojecten in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de programmamanager. 
• Verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en/of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen.
• Mede verzorgen van de communicatie bij participatietrajecten bij de afronding van het omgevingsprogramma Werklocaties, voorbereiden van bijeenkomsten en zorgen voor de informatievoorziening met in- en externe partijen en begeleiden van de besluitvormingsprocedures.

Kandidaatomschrijving

Je hebt een positief-kritische instelling en staat stevig in je schoenen. Tegelijk kun je, je flexibel opstellen en ben je een verbinder die vooral ook de samenwerking met andere collega's opzoekt. Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis van projectmatig werken;
• Ervaring als assistent project/programmamanager, projectsecretaris of vergelijkbaar;
• Ervaring met werken bij/voor een 100.000+ gemeente;
• Ervaring met processen rondom het opstellen en uitwerken van (deel)omgevingsprogramma's;
• Ervaring met economische projecten en beleid;
• Je hebt goede organisatorische skills en beheerst het MS Officepakket uitstekend, bijvoorbeeld Teams, MS Planner, OneNote en SharePoint-applicaties.

De assistent projectmanager is een aanpakker en een regelaar, hoeft daarin niet taakgericht te worden aangestuurd, maar is in staat om zelfstandig te opereren. Kortom, neemt eigen initiatief. De assistent projectmanager voelt zich thuis in een complexe omgeving waarin veel informatiestromen, belangen en onderlinge verbanden een nadrukkelijke rol spelen.
Voor de functie is het navolgende competentieprofiel geformuleerd:
Samenwerken:                       Uitwisselen en terugkoppelen
Resultaatgericht handelen:    Plannen en toetsen
Flexibel handelen:                  Aanpassen en doorbreken
Analyseren:                            Breed en kritisch analyseren
Omgevingsbewustzijn:           Inleven
Probleem oplossen:               Oplossen, problemen voorzien
Onderhandelen:                     Spel van geven en nemen
Mondelinge communicatie:    Stemt af op de ander, inleven
Plannen en organiseren:        Afstemmen, overzicht houden

Interviewplanning

Interviews vinden plaats tussen 18 en 24 juni.