Portfoliomanager common ground

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar
afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale
uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door
actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door
samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te
ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• verbeteren van de dienstverlening;
• een efficiënte en wendbare organisatie;
• anticiperen op de toekomst.



Over Common Ground
Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig
voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt
het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt
om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in
de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan. In de kern gaat het bij
Common Ground hierom: een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening,
door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van
werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron, in plaats van ze
veelvuldig te kopiëren en op te slaan.
Een aantal jaar bestond Common Ground uit het organisch groeien en uitproberen van
een diversiteit aan initiatieven op verschillende onderdelen van het vijflagenmodel van
Common Ground. Vanaf maart 2023 is een transitieprogramma gestart. De brede blik
van eerst verandert naar een gefocuste blik op een strak en gedragen programma met
als doel transparante doelen, voortgang en resultaten.

Omschrijving van de opdracht
Als portfoliomanager van Common Ground lever je een strategische bijdrage aan de
realisatie van het de informatiekundige visie Common Ground. Deze visie beschrijft de
toekomst van het informatie landschap van gemeenten. Je zorgt voor een overzichtelijke
en transparante portfoliostrategie en faciliteert de uitvoering hiervan. Je brengt
verschillende perspectieven bij elkaar en maakt deze inzichtelijk ter ondersteuning van
de Common Ground board bij het stellen van afgewogen en gedragen prioriteiten.

Het Common Ground portfolio omvat de werkzaamheden die binnen het programma voor
de deelnemers worden uitgevoerd. Dit betreft gemeenten, leveranciers, ketenpartners en
VNG Realisatie. Voor de projecten die worden uitgevoerd door VNG Realisatie of een
andere deelnemer aan het programma gelden de portfolio en besluitvormingsprocessen
van de desbetreffende deelnemer. Als portfoliomanager van Common Ground zorg je
voor het juist doorlopen van de processen.
Je zult dus een zichtbare spin in het web zijn voor alle deelnemers die vernieuwende
initiatieven aandragen en tegelijkertijd zal je zelf ook opzoek gaan naar initiatieven die
nog niet in zicht zijn. Hiervoor creëer je een transparant proces onder andere samen met
de programma manager, de community manager en de communicatie adviseur. Het
portfolio brengt alle initiatieven samen tot één overzicht. Doelgroepen zijn o.a.
bestuurders en businessmanagers en ook projectleiders, architecten en portfolio
managers van de deelnemers. Een diverse groep stakeholders dus. Je analyseert de
voortgang van het portfolio op elementen als doelrealisatie, uitputting van capaciteit en
strategische hypotheses.
Het portfolio zal zich voornamelijk richten op brede initiatieven bestaande uit een aantal
bouwstenen, die in samenhang een echte vernieuwing van het landschap teweeg
brengen. Deze initiatieven leunen vaak op technische bouwstenen waardoor het helpt als
de portfolio manager zich ook thuis voelt wanneer het technischer wordt. De samenhang
van deze bouwstenen begrijpen is cruciaal voor deze functie.
Werkende bouwstenen en oplossingen vormen de inhoud van de Common Ground
etalage. Hierin vinden de gemeenten alles waarvan het programma vindt dat ze breed
ingezet kunnen worden, passende bij de Common Ground afwegingskaders.

Je werkt samen in een multidisciplinair team, het Common Ground-regieteam, bestaande
uit een programmamanager, een projectmanagementondersteuner, een community
manager, een communicatieadviseur en een aantal team coördinatoren. Je wordt
ondersteund door vakinhoudelijke specialisten vanuit gemeenten, leveranciers en VNG
Realisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
In afstemming en samenwerking met het multidisciplinaire team heb je de volgende
werkzaamheden en verantwoordelijkheden:
-
Je richt het portfolioproces in
-
Je beheert het Common Ground portfolio
-
Het bewaken van de samenhang van de projecten binnen de Common Ground
community
-
Verantwoordelijke voor structureel portfolio overleg van het Common Ground
programma team en de Common Ground board.
-
Draagt zorg voor gedragen adviezen rondom de (door)ontwikkeling van het portfolio
-
Zorgt voor integrale afstemming met het portfolio doorontwikkeling van de
deelnemers
-
Zorgt voor de Common Ground etalage waarin alle beschikbare bouwstenen en
oplossingen inzichtelijk zijn waarvan de board vindt dat ze onderdeel zijn van het
Common Ground programma.
-
Verantwoordelijk voor input aan de verantwoordingsinstrumenten zoals
voortgangsrapportages en dashboards.
-
Je organiseert digitale en fysieke bijeenkomsten voor leden van het programma en de
ambtelijke /bestuurlijke achterban
-
Je signaleert proactief ontwikkelingen en mogelijkheden voor de groei en
ontwikkeling van de community
-
Je rapporteert aan de programma manager


Resultaat van de opdracht
De werkzaamheden moeten resulteren in een succesvol Common Ground programma,
waarbij zowel het geheel als de afzonderlijke onderdelen te allen tijde transparant,
inzichtelijk en up-to-date zijn. Hiervoor lever je een ‘radar’ waarop alle initiatieven
zichtbaar zijn die potentieel een bijdrage aan het programma kunnen leveren. Dit
overzicht vormt de buitenrand van het portfolio. In het portfolio worden alle lopende
initiatieven in samenhang zichtbaar en alles wat gereed is, wordt inzichtelijk via de
etalage. De processen die nodig zijn om alle informatie op te halen, worden beschreven
en periodiek opnieuw gevalideerd. Je zet een peer groep op bestaande uit collega’s van
onder anderen gemeenten die je onderdeel maakt van de portfolio processen (zie 1.4)