Secretaresse managers afdeling informatie & automatisering

Waarom
De afdeling Informatie & Automatisering (I&A) bestaat uit drie units; CIO-office, Functioneel- en Informatiebeheer en ICT-DATA. Omdat onze managementassistent tijdelijk is uitgevallen zoeken we een enthousiaste en gedreven managementassistent voor in ieder geval drie maanden. Als managementassistent draag je zorg voor de secretariële ondersteuning van de afdeling I&A. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om aan de slag te gaan voor de afdelingsmanager en de drie unitmanagers van de afdeling I&A.

Wat ga je doen
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in ons team. Je zorgt ervoor dat de managers van I&A zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken, omdat jij de administratieve en organisatorische taken perfect regelt. Jouw werk draagt direct bij aan een soepel lopend proces en een prettige werkomgeving.

Jouw belangrijkste taken zijn onder andere:

• Agenda- en vergaderbeheer: Plannen van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat alle benodigde stukken en faciliteiten beschikbaar zijn.
• Verslaglegging en signalering: Je maakt nauwkeurige notulen tijdens vergaderingen en overleggen, verwerkt actiepunten en bewaakt de voortgang, zodat iedereen tijdig op de hoogte is van afspraken en besluiten.
• Communicatie en correspondentie: Behandelen van inkomende en uitgaande communicatie en zorgen dat informatie helder en professioneel bij de juiste personen komt.
• Administratieve ondersteuning: Opstellen en beheren van documenten, bijhouden van systemen en dossiers en afhandelen van administratieve taken.
• Ondersteuning bij projecten en evenementen: Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten, interne activiteiten en speciale projecten en zorgen voor een vlekkeloze uitvoering.

Wie zoeken we
Jij bent een betrokken en servicegerichte ondersteuner die energie haalt uit het helpen van anderen. Je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht, zelfs als er veel op je afkomt. Verder breng je mee:

• Organisatorisch en communicatief sterk: Je hebt een hands-on mentaliteit, kunt goed zelfstandig werken en prioriteiten stellen. Je bent communicatief vaardig en weet overleggen helder vast te leggen. Daarbij ben je in staat om overzicht te houden en soepel te schakelen tussen verschillende taken en partijen.
• Proactief en oplossingsgericht: Je bent nauwkeurig, denkt graag in oplossingen, toont eigenaarschap over jouw acties en neemt initiatief waar nodig. Daarnaast heb je een flexibele werkhouding en ben je in staat om bij te springen en mee te denken in processen en verbeteringen.
• Representatief en bestuurlijk bewust: Je voelt je thuis in een dynamische, bestuurlijke omgeving met veel externe partijen. Je straalt professionaliteit uit en weet je op alle niveaus goed te presenteren.

Competenties
-Affiniteit met I&A;
-Organisatorische vaardigheden;
-Communicatieve vaardigheden;
-Samenwerken;
-Probleemoplossend vermogen;
-Servicegericht.