Directiesecretaris Directie Financiën, Juridisch & Inkoop (FJINK)

Waar ben jij van?

Jij bent van het in goede banen leiden en tegelijkertijd op inhoud toegevoegde waarde leveren. Het is voor jou een uitdaging om organisatorisch alles tip top geregeld te hebben. Dit doe je door hard te werken, maar ook veel te lachen. Het ontzorgen van de directeur en afdelingshoofden FJINK geeft jou veel energie en plezier.

Jouw functie

De rode draad in de werkzaamheden van de Directiesecretaris is de wekelijkse besluitvorming in het MT FJINK. In deze functie ondersteun je de directeur FJINK en de afdelingshoofden van de afdelingen Juridische Diensten, Inkoop & Aanbestedingszaken, Accounting, Financial Reporting en Ondersteuning & Ontwikkeling. Wekelijks zorg jij voor een duidelijke agenda voor de MT-vergadering en onderhoud je contacten binnen de organisatie voor de aanlevering van stukken. Ook leg je de besluiten vast en informeer je de organisatie of specifieke collega’s wat hen na een besluit van het MT te doen staat.

Je bent een netwerker pur sang en een verbindende schakel tussen de afdelingen en het MT. Je zorgt dat je zichtbaar bent binnen de directie en dat je weet wat er speelt. Hierdoor kun je gevraagd en ongevraagd advies geven in het MT of aan individuele MT-leden. Je werkt nauw samen met de kwaliteitsadviseur van de directie en stafadviseurs van de afdelingen en bent vanuit het MT de verbindende schakel naar de directie van BCO en naar andere directies binnen cluster BCO. Jij bent degene die mede zorg draagt voor een soepele samenwerking.

Als directiesecretaris:

Zorg je voor communicatie vanuit het MT richting de rest van de organisatie;

Zorg je voor verbinding tussen het MT en de interne of externe functionarissen;

Voer je bijzondere opdrachten uit op verzoek van directeur of MT-leden;

Bereid je verschillende (MT-) overleggen voor, je maakt de agenda, zorgt voor aanlevering van goede stukken en werkt de besluitvorming uit;

Houd je de lange termijn agenda in de gaten, je bewaakt dat afspraken worden nagekomen en monitort wat wanneer een plek moet krijgen op de agenda;

Richt je de besluitvormingsprocessen in en maakt afspraken met collega’s over deze processen;

Signaleer en analyseer je problemen en los je zelfstandig – of in samenwerking – complexe vraagstukken en problemen op;

Behandel je vertrouwelijke informatie en verzoeken;

Zorg je voor een goede procesbegeleiding bij bestuurlijke trajecten;

Fungeer je als (procedurele) vraagbaak voor managers en medewerkers;

Organiseer en coördineer je de medewerkersbijeenkomsten en MT retraites.

Jouw profiel

Jij bent een proactieve collega die graag samenwerkt. Je bent in gewend om op een hoger abstractieniveau te werken en te denken. Maar als het nodig is duik je even goed de inhoud in. Je hebt het vermogen om onder tijdsdruk te werken en je wordt blij om zaken in goede banen te leiden, te regelen en te organiseren. Je bent verder accuraat en kan goed zelfstandig werken. Je bent alert op je omgeving en je bent flexibel. Immers, de week van de directiesecretaris ziet er altijd weer anders uit. Je kunt snel schakelen en je bent een sociaal dier die gemakkelijk een groot netwerk onderhoud.