Word lid Ben je al lid? Inloggen
Gemeente Amsterdam

Senior secretaresse

Gemeente Amsterdam

De opdracht­omschrijving

Opdrachtomschrijving
Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om extra senior secretariële ondersteuning aan te stellen die primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.

Je faciliteert primair de directie en het afdelingsmanagement zoals een ervaren zelfstandig werkende ondersteuner. Zo ervaar je de huidige procedures en doe je verbetervoorstellen. Nadat er overeenstemming is over het proces draag jij zorg voor de toegankelijke beschrijving met de daarbij horende werkinstructies. Je draagt zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers’ van de diensten van het secretariaat. Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt bij aan een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (muv het vakinhoudelijk inwerken). Als onderdeel van het team lever je een actieve bijdrage aan het werkklimaat waarin dienstverlening, humor en collegialiteit de belangrijkste gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn.

Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de coördinator van het secretariaat. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf het besprokene per email.

Werkzaamheden
De taken voor de interim secretaresses zijn bijvoorbeeld:

  • Plannen van afspraken en het organiseren van vergaderingen, trainingen, bijeenkomsten en conferenties
  • Lezen, analyseren en verzorgen van zakelijke correspondentie zoals rapportages, memo’s, presentaties en andere documenten en het bewaken van de daaruit voortvloeiende acties en opdrachten
  • Beheren van complexe agenda’s
  • Administratief, secretarieel en facilitair voorbereiden van bijeenkomsten (Ibabs)
  • Bewaken van de benutting van toegewezen budgetten en tijdig signaleren van te nemen acties.
  • Ontvangst van bezoekers en gasten op diverse locaties.
  • Telefoonbeheer en post-afhandeling (emails en brieven)
  • Archiveren van belangrijke documenten en andere gegevens.
  • Notuleren van directie- en projectvergaderingen.
  • Bijdragen aan het onderhoud van in- en externe contacten en het verzorgen van nieuwsbrieven en rapportages.


Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
Bij de directies Werk, Participatie en Inkomen (WPI) werken 2000 professionals die denkend vanuit de toegevoegde waarde voor Amsterdammers, dienstverlening op maat leveren. Inkomensconsulenten, klantbegeleiders Werk, handhavers, jobcoaches en schuldhulpverleners werken multidisciplinair en gebiedsgericht samen aan de opgaven die spelen binnen de verschillende stadsdelen. Ter realisatie van de doelstellingen van de nauw samenwerkende directies is het van belang om zo wendbaar mogelijk te blijven in het krachtenveld van onder andere de telkens wijzigende regelgeving, veranderende doelgroepen en aanscherpende wensen van het bestuur in combinatie met de ontwikkelingen en mogelijkheden van de technologie en de gekozen samenwerkingen.
 

De Eisen

  • Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam contactpersoon telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn
  • Eis - Verificatie kennis Verificatie van de kennis van de kandidaat.
  • Eis - Verificatie Ervaring Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
  • Beschikbaarheid en tarief kandidaat Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender; Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfkosten, indexatie  en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen. Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt wordt uw offerte terzijde gelegd (knock out).
  • Eis - Draaideurconstructie Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam? Let op antwoordmogelijkheden: Nee, kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. Ja, kandidaat is in de afgelopen 2 jaar wel in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. (KO)
  • Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam contactpersoon telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn
  • Eis - CV toevoegen U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
  • Eis - Aanwezigheid De kandidaat is minimaal drie (3) dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1 en is bereid en in staat om eventueel ook naar andere locaties van de gemeente te reizen. Dit dient duidelijk te worden bevestigd in de motivatie
  • Eis - Werk- en denkniveau De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit een gevolgde opleiding op gebied van management en/of uit recente werkervaring op hbo-niveau. Certificaat of diploma wordt gecontroleerd bij een eventueel gesprek. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Eis - Toevoegen motivatie Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft recente, aantoonbare (vijf (5) van de afgelopen zeven (7) jaar) werkervaring op een (directie- )secretariaat met meer dan drie medewerkers. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

De Wensen

  • Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft eerdere werkervaring bij een grote gemeente (100.000 inwoners). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Toetsing van de competentie: Omgevingsbewustzijn: Gevorderd niveau
  • Toetsing van de competentie: Relatiebeheer: Gevorderd niveau
  • Toetsing van de competentie: Resultaatgerichtheid: Gevorderd niveau
  • Toetsing van de competentie: Samenwerken: Gevorderd niveau
  • Toetsing van de competentie: Initiatief: Gevorderd niveau
  • Toetsing van de competentie: Overtuigingskracht: Gevorderd niveau
  • Wens - Engelse taal De aangeboden kandidaat beschikt over goede kennis van de Engelse taal. Dit dient te blijken uit het cv, een deel van het eventuele gesprek zal in het Engels worden gevoerd
  • Wens - Start De aangeboden kandidaat kan direct starten voor 24 uur per week. Eventuele korte vakanties van maximaal 10 dagen tussen 15 maart en 30 april zijn opgenomen in het motivatieoverzicht.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat beschikt over een periode van minimaal vijf (5) jaar, over diverse werkervaring als secretaresse EN in de profit, EN in de not-for-profit Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Toelichting Maximumtarief Het uurtarief voor deze tender bedraagt maximaal € 90,- Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfkosten, indexatie en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen. Er geldt een maximum uurtarief conform het actuele bezoldigingsmaximum per uur zoals bepaald in de WNT waarbij maximaal 36 uur per week mag worden gefactureerd; EN - De contractwaarde over 12 maanden is maximaal gelijk aan de actuele WNT-norm. Indien het opgegeven tarief buiten de aangegeven range valt, wordt uw offerte terzijde gelegd (knock-out). De verdeling van de punten voor de score op tarief wordt als volgt berekend: de inschrijver met het laagste tarief krijgt het maximale aantal punten. De score van de overige offertes wordt gerelateerd aan het laagste tarief op basis van percentuele afwijking.
  • Informatie Kandidaat Wij willen de onderstaande gegevens van de door u aangeboden kandidaat ontvangen. De gegevens worden onder andere gebruikt voor het uitnodigen van de kandidaat voor een interview en het aanvragen van de VOG indien hij/zij de functie krijgt. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Gebruik de volledige naam van de kandidaat zoals deze in het paspoort of op de identiteitskaart staat vermeld.   Middels de tab 'Offerte' dient u de naam van de inschrijving te wijzigen, die bovenin wordt weergegeven. Wijzig deze naar: Naam organisatie + naam kandidaat, zodat duidelijk is welke kandidaat het betreft. Dit kan worden gewijzigd aan de hand van het potlood icoon. Indienen extra inschrijvingen Gemeente Amsterdam stelt u voor deze aanvraag in staat om maximaal 2 kandidaat aan te bieden. Om een extra offerte aan te maken klikt u op het tabblad 'Offerte' en vervolgens rechtsonder op 'Extra offerte'. Attentie: u dient iedere inschrijving apart in te dienen. Indienen doet u door middel van de button 'Indienen'. Ter controle vraagt het systeem om uw wachtwoord. Heeft u hier vragen over dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van Mercell. Klik op 'Invullen' en vul aan: Naam kandidaat: Telefoonnummer kandidaat: (privé) e-mailadres van de kandidaat:

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Reageer direct

De opdracht sluit
28 maart 2025 om 07:00
Je reactie ontvangen we graag minimaal 1 werkdag voor sluiting van de opdracht

Eventuele motivatie volgt in een latere fase

LET OP: Dit betreft een detacheringsopdracht. Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 15% fee Freep en exclusief BTW

Reageer direct

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid